Cómo organizarte en el trabajo con Trello

Trello

En el post de hoy vamos a aprender a usar Trello para la organización en el trabajo. El control de nuestras tareas en el ámbito laboral es indispensable en las rutinas de un profesional. Trello es la herramienta perfecta para mantener controladas todas nuestras responsabilidades laborales, organizar las tareas y sobre todo priorizar. ¡Continúa leyendo este post!

El tablero y las columnas básicas

Para poder llevar una eficiente gestión de nuestras tareas en Trello es necesario organizar nuestro tablero de forma simple y cómoda. Te propongo la siguiente disposición en 4 columnas:

  • Inbox: esta será la primera columna del tablero, puesta en el lado izquierdo de nuestra pantalla. Esta columna almacenará aquellas tareas que queramos hacer a medio plazo o que se nos ocurren de forma fugaz, y aun no sabemos dónde ubicar en el tiempo. Es como un cajón de sastre de tareas. De esta forma permitimos registrar nuestras ideas, sin que ocupen una columna de urgencia, para poder encargarnos de ellas en cualquier otro momento.

 

  • ToDoWeek: la segunda columna gana en prioridad. Aquí ubicaremos las tareas o trabajos a realizar durante la semana. No se tratan entonces de tareas a realizar con urgencia, estos procesos los tendremos centrados en pantalla para tenerlos en cuenta en los días próximos, de esta forma no los olvidamos y evitamos “despistes” a la vez que los relegamos de prioridad, no nos ocuparán espacio en nuestra mente durante hoy.

 

  • ToDoNow: la columna de máxima urgencia. En esta tercera columna se ubican las tareas que deberíamos sacar hoy adelante. Es la primera columna que miramos al entrar en nuestro tablero (se coloca junto en el centro de la pantalla) y a la vez nos permite mover las tarjetas de orden superior a inferior, para conocer las prioridades dentro del día. No hay nada mejor que llegar por la mañana y saber de un vistazo las tareas a realizar hoy ya con la prioridad marcada.

 

  • Done: por último en esta columna trasladaremos las tareas ya finalizadas. Dentro de cada tarea podemos ver un seguimiento de los movimientos realizados, por lo que también podemos ver qué día y hora hemos trasladado la tarea a Done, o lo que es lo mismo, podemos conocer de cualquier tarea, cuando la hemos empezado y cuándo la hemos terminado.
Tablero Trello
Tablero Trello

Edita tus tarjetas, exprime la información

Lo mejor de Trello es la personalización de las tarjetas. No debemos limitarnos a escribir tarjetas y colocarlas. Para aquellos procesos más complejos, como el seguimiento de un proyecto, debemos aprovechar las capacidades de Trello para añadir una breve descripción del alcance de las tareas a realizar dentro del proyecto, un cchecklist o la fecha de vencimiento.

Proyecto parcial Trello
Proyecto parcial Trello

En esta imagen vemos un ejemplo de ello. Hemos añadido una tarjeta para tener en mente el seguimiento de un proyecto. En la misma hemos añadido una fecha de vencimiento para controlar los timings, además de una breve descripción del proyecto. Por último hemos generado un escueto checklist con las sub-tareas más relevantes y así llevar un control completo. Ir marcando y ver el porcentaje de avance del proyecto en un solo vistazo nos garantiza el adecuado seguimiento de nuestra tarea.

Modo calendario. Seguimiento por fechas de tus tareas

Por último y no menos importante, Trello nos ofrece de forma gratuita incluir un plug-in de información extra a nuestro tablero. Nosotros siempre recomendamos el plug-in Calendario, con el cual nos representará en formato calendario, la organización por fecha de aquellas tareas a las que le hayamos asignado un día de vencimiento. Esta herramienta es perfecta para ver las cargas de tareas por semanas, como vemos a continuación:

Calendario Trello
Calendario Trello

Esperemos que este post os ayude a comenzar una mejor organización de vuestras tareas en el trabajo. Trello nos ofrece un abanico muy amplio de posibilidades. Podrás personalizar las columnas en el caso de que quieras añadir una extra para información personal… ¡tu imaginación pone los límites!

¡Nos leemos!

Acerca de Sergio de Acuña

Amago de escritor. Intento de creador. Lo que sí, inquieto. Quizás creativo.

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