Paperless, productividad sin papel

Paperless el productivo ©

El uso del papel tiende a desaparecer en nuestro día a día. Cada vez son más las herramientas digitales que nos ofrecen una gestión paperless (sin papeles) eficiente. Desde los trámites oficiales, los cuales intentan ser realizados completamente en formatos PDF y firma digital, hasta la gestión de tareas personales.

En este post hablaremos de cómo dar el paso a una filosofía de trabajo paperless tanto a nivel profesional como personal.

Da el paso, paperless es una mejoría

Muchos son los que ven la digitalización de documentos como un imposible. Nos acostumbramos a guardar carpetas y ocupar un espacio innecesario con documentos que luego no sabremos ni buscar.

Digitalizar nuestros documentos nos permitirá tener tanto un mejor orden de los mismos, como una almacenamiento casi perpetuo, más aun si hacemos uso de aplicaciones en la nube donde siempre podamos tener acceso a nuestros documentos.

En la universidad, también paperless

En mi caso particular, donde mejor he probado la productividad con paperless ha sido en mis estudios universitarios. Hasta hace pocos años, acababa acumulando carpetas y cajones llenos de apuntes y teoría en papel que ya solo verla, se hacía un mundo por delante.

Desde que implementé el iPad en mi flujo de estudio, y con él la completa digitalización tanto de apuntes como de temarios, el orden y eficiencia en los momentos de estudio ha mejorado sustancialmente.

Por un lado, la comodidad y accesibilidad de tener un orden por carpetas digitales, hace eficiente y rápida la búsqueda de archivos, además de contar que en un único dispositivo se puedan almacenar lo que antes eran cajones enteros de información.

Digitaliza tus documentos en la oficina

Sobre todo en pymes y negocios con años de antigüedad, el paperless es un paso casi obligatorio. Este tipo de empresas se encuentran ancladas en flujos de trabajo poco productivos. El derroche de papel y de tiempo en procesos ralentizan el crecimiento de estas pequeñas compañías.

Empezar con procesos paperless, además de mejorar los flujos de trabajo permitirá dar un lavado de cara para empresas que no se han actualizado al ritmo de mercado. Abren la puerta a otros procesos digitales que mejoran la productividad de la compañía.

Herramientas paperless para tu productividad personal

Si quieres empezar con procesos paperless, tienes muchas herramientas a mano que te permitirán acercarte a esta forma de trabajar en tu día a día.

Para comenzar, hay varias aplicaciones móviles que te ofrecen la disponibilidad de escanear documentos y convertirlos a PDF. En pocos segundos y solo con la cámara de tu smartphone. La app que más recomiendo en este aspecto es Adobe Scan, gratuita y muy eficiente. Esta app recoge los PDF en muy buena calidad, permitiendo exportarlos a un correo o almacenamiento en la nube. Disponible en IOS y Android.

Adobe Scan app
Adobe Scan app

Si lo que quieres es empezar a digitalizar tus apuntes o cuaderno personal, es una muy buena opción pasarse a la escritura digital, con el tándem iPad + Apple Pencil.

Este equipo, que puedes comprar por no demasiado dinero (aproximadamente 400€) te dará la posibilidad de escribir todo tu contenido de forma digital y tenerlo sincronizado en la nube. Además si eres usuario de iPhone podrás ver este contenido de forma simultánea también en el móvil.

Espero que este post te haya hecho replantear el paperless como una opción de futuro para mejorar tu productividad personal y tus flujos de trabajo. 

¡Nos leemos!

Acerca de Sergio de Acuña

Amago de escritor. Intento de creador. Lo que sí, inquieto. Quizás creativo.

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