Tareas diarias. Cómo administrarlas

Administrar tareas personales

Seguro que los más asiduos a este tipo de temáticas, hayáis oído hablar de sistemas de gestión de tareas como GTD, Kanban, etc.

Efectivamente se tratan de términos muy usados en el ámbito de la gestión de proyectos profesional, que diversos autores reconocidos del sector han tratado de trasladar hacia el ámbito digamos, más comercial. El de la vida diaria. 

Pero lo que ocurre, y seguro no soy el único, es que estos métodos (prácticamente desarrollados en libros que los autores lanzan a la venta) tratan de forma pomposa y de apariencia compleja, soluciones más rápidas de lo que aparentan. De esta forma logran tres cosas:

  1. Que solo te entiendanlos más sibaritas del sector
  2. Que los que no lo entiendan digan que sí al resto para aparentar ser sibaritas
  3. O lo que me pasaba a mi, no llegar a entendertodos los conceptos y quedarme con una dudosa primera capa de información.

Implementar la gestión de tareas personal de forma sencilla

Finalmente tenemos que entender que gestionar nuestras tareas y proyectos personales, no tiene que ser motivo de complejidad. No somos empresas. Si lo que queremos es crear una empresa y todo lo que ello lleva, obviamente no estamos hablando de un proyecto personal, y este blog no te va a ser de ayuda.

Existen varias herramientas móvilesque nos ayudarán a implementar un sistema óptimo, pero eso llegará después. Lo principal es entender qué debemos desarrollarantes de escoger una herramienta que nos gestione los proyectos.

  1. Inbox: esta es nuestra Bandeja de entrada. O lo que es lo mismo, un lugar donde colocaremos las ideaso tareas que nos surjan en cualquier momento. Nuestra Inbox debe ser de fácil acceso para poder registrar aquello que se nos ilumine en la mente en un momento concreto. Estas tareas serán posteriormente organizadas.
  2. To Do Week: esta segunda parte es el espacio dedicado a reflejar aquellas tareas que debamos completar en el medio plazo,por ejemplo a lo largo de una semana. Son tareas que no son urgentespero debes tener en cuenta realizarlas en un espacio de tiempo limitado.
  3. To Do Now: aquí mostramoslo urgente. El para hoy. Aquellas tareas que requieran ser trabajadas en el día. Priorizaremos en esta lista aquellas cortas, de pequeño desarrollo y menos tiempos de ejecución
  4. Done: aquí trasladaremos las tareas ya realizadas. Es importante llevar un control de qué hemos terminado para poder reflexionarsobre nuestra capacidad productiva. Con el paso del tiempo, observar este espacio es un momento de orgulloe impulso para seguir manteniendo nuestra organización y constancia.

Importante: si una tarea es tan corta en su ejecución que tardas más tiempo gestionándola, realízala al momento. Pero si en el momento de iluminación no puedes ejecutarla, llévala de inmediato al To Do Now.

Estos cuatro puntos son, para mí, los primordialesa la hora de organizar las tareas personales diarias. Con ello conseguimos tener todo registrado, toda idea, toda acción a desempeñar. Y con el resto de espacio de transición, podemos planificar nuestro tiempo de ejecución de tareas para finalmente, analizar nuestra capacidad productiva.

Parece sencillo pero no lo es. Esta clase de métodos necesitan de algo muy importante: la constancia. De nada sirve tener un buen sistema si no estamos concienciados de la necesidad de llevarlo a cabo en todo momento. Sin excepciones.

En próximos posts analizaré por qué es eficaz este tipo de acciones y cómo nos pueden ayudar en la rutina diaria. Para los más indecisos en la productividad personal.

¡Nos leemos!

Acerca de Sergio de Acuña

Amago de escritor. Intento de creador. Lo que sí, inquieto. Quizás creativo.

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